I. Pendahuluan
Panduan data entry ini dipakai oleh Staf Data Entry sebagai rujukan untuk memasukkan data pada kuesioner PENILAIAN RESIKO KESEHATAN LINGKUNGAN 2011 yang telah dikumpulkan oleh enumerator. Program data entry ini di kembangkan dengan menggunakan software Epi Info Versi 6,04.
II. Aturan Umum Data Entry
1. Pastikan bahwa setiap kuesioner yang akan di entry adalah kuesioner yang sudah diperiksa dan di tanda tangani oleh team di lapangan (Pewawancara, Supervisor dan Korodinator lapangan)
2. Data entry hanya mengisi angka-angka atau kode jawaban yang tetulis pada kolom kode jawaban yang ada di kolom sebelah kanan kuesioner.
3. Pengisian tanggal dengan format hari-bulan-tahun(dd-mm-yyyy). Contoh pada tanggal wawancara adalah 18 February 11 maka Data entry harus memasukkan dengan angka 18-02-2011.
4. Pengisian nomor kuesioner (Id Responden) harus lengkap duabelas digit, yaitu 2 digit pertama untuk kode Propinsi, 4 digit kedua untuk kode kabupaten, 2 digit ketiga untuk kode kecamatan, 2 digit keempat untuk kode desa/kelurahan, 1 digit kelima untuk kode kluster dan 3 digit terakhir untuk nomor urut responden. Contoh : Propinsi Jawa Barat (kode: 32), Kabupaten/Kota Cimahi (kode: 3277), Kecamatan: Gandus (kode: 01), Kelurahan: Gandus (kode: 01), Kluster: 1 dan nomor urut responden: 012 maka cara pengisiannya adalah : 327701011012.
III. Pengenalan singkat Software EHRA 2011
Untuk mengaktifkan program EHRA lakukan langkah-langkah berikut:
1. Copy kan program EHRA ke DRIVE: C (EHRA.ZIP), kemudian klik kanan pilih Extract here seperti gambar berikut:
Selanjutnya pada drive C akan muncul folder C:\EHRA
2. Untuk mempermudah proses data entry buatlah shortcut sbb: dari folde C:\EHRA pilih dan klik kanan EHRA.EXE (Application) selanjutnya pilih send to dan klik desk top (create short cut).
3. Kemudian double klik icon EHRA 2011 pada desktop maka akan tampil menu utama dari software EHRA 2011 yang terdiri dari 3 sub menu yaitu ENTRY, BACKUP dan EpiInfo. Sebegaimana berikut ini:
4. Menu Entry adalah untuk Entry data kuesioner EHRA 2011
5. BACKUP. Berfungsi untuk menyimpan semua data yang telah di entry.
6. Epi Info. Software ini dikembangkan dengan menggunakan Program Epi Info yang masih berbasis DOS. Menu ini terdiri dari:
EPED : Sarana yang disediakan oleh Epi Info untuk membuat perintah-perintah dalam pemrogaman, hampir mirip dengan word procesor.
ENTERXR: Sarana untuk membuat template data entry yang sebelumnya sudah dibuat dengan menggunakan menu EPED.
About Us : Anda dapat menghubungi alamat berikut ini.
Quit : Keluar dari program EHRA.
Sebelum melakukan data entry pastikan bahwa kuesioner sudah ada tanda tangan dari Teman Pewawancara, Asisten korlap dan Korlap. Apabila semuanya sudah terpenuhi lakukan langkah-langkah berikut:
dari menu utama EHRA 2011 pilih menu ENTRY. Lalu Enter, selanjutnya akan tampil template data entry seperti berikut:
Gambar 2.
1. pada tahapan ini ada beberapa hal yang perlu di perhatikan:
a. Pada saat ini kursor sedang aktif pada ”ID1. Propinsi” maka pada pojok kiri baris kedua dari bawah akan muncul ”ID1 : All Entries allowed” ID1 adalah nama variabelnya sedangkan All entries allowed adalah anda bisa memasukkan apa saja pada variabel ini (karakter maupun numerik) karena bersifat terbuka.
b. Dipojok sebelah kanan baris paling bawah adalah menunjukan posisi rekord terakhir yang sedang aktif.
c. Selanjutnya masukkan data sesuai yang tertulis pada kueioner.
2. Pilihan jawaban (F9), adalah batasan minimal dan maksimal yang bisa di masukkan, misalnya saat ini kursor anda berada pada pertanyaan ”ID5. Kluster Desa/Kelurahan” perhatikan baris kedua dipojok kiri bawah ”ID51: Valid value 0,1,2,3,4,5,6” ID5 adalah nama variabel yang saat ini sedang aktif, Valid value adalah angka-angka yang hanya bisa dimasukkan yaitu mulai dari 0 sampai 6, jika anda ingin mengetahui kode jawaban 1 sampai 3 itu apa saja maka tekan tombol fungsi F9. selanjutnya akan tampil menu pilihan seperti berikut ”Legal value;0,1,2,3,4,5,6.” pilihlah sesuai dengan jawaban pada kuesioner lalu tekan enter.
3. Apabila anda telah memasukkan semua data yang ada pada kuesioner maka pada pojok kiri bawah akan muncul “Write data to disk (Y/N/)? ” Jika anda merasa yakin sudah selesai maka tekan ”Y”, maka data akan tersimpan dan kursor akan kembali pertanyaan awal (poin 2.a) dan rekord pada pojok bawah sebelah kanan akan bertambah 1 rekord. Sebaliknya anda merasa masih ada yang perlu diperbaiki/edit maka tekan ”N atau tombol fungsi
4. Apabila anda sudah selesai dan akan keluar dari template ini, tekan tombol fungsi F10. Maka akan kembali ke menu utama EHRA 2011.
5. Editing. Apabila ada kuesioner yang harus dilakukan editing ulang.
a. Aktifkan menu Entry EHRA 2011. Sebagaimana seperti gambar 2, lalu tekan tombol dan F secara bersama, maka pada baris paling bawah akan muncul seperti berikut: ”FIND: F2-Rec# F3-lst F4-Next SF4- Browse F7-Rec ¬ F8- Rec® Rec= ”
b. Untuk mencari record tekan tombol fungsi F2 lalu masukkan rekord keberapa yang akan anda edit pada pojok sebelah kanan.
c. Tombol F3 anda akan ke rekord awal/pertama
d. Tombol F4 anda akan ke rekord terakhir yang sudah terisi
e. Tombol F7 anda akan menuju satu rekord sebelumnya
f. Tombol F8 anda akan menuju satu rekord berikutnya.
g. Tombol dan N anda akan menuju rekord baru yang akan di masukkan datanya
Selanjutnya lakukanlah editing sesuai dengan kuesioner yang telah di edit kemudian apabila telah selesai editing ikuti point 4.
6. BACKUP. Setiap kali anda selesai melakukan data Entry maka data tersebut harus di simpan. Untuk itu pilih menu BACKUP lalu tekan ENTER selanjutnya akan muncul pesan ”Pastikan bahwa and akan BACKUP data?” pilih ok dan ENTER, maka semua data yang sudah anda entry akan tersimpan di dalam direktory: C\EHRA\BACKUP.
7. Apabila anda sudah selesai dan keluar dari menu utama tekan F10.
Apabila semua data sudah selesai di entry, maka tahap berikutnya adalah mentransfer data dari format EpiInfo (EHRA.REC) ke dalam format SPSS (EHRA.SAV). Untuk keperluan hal tersebut copy kan program Stat Tranfer versi 7 ke Drive C. Selanjutnya buatlah short cut Stat Transfer sebagaimana ketika membuat short cut untuk EHRA diatas. Berikut langka-langkah mentransfer data dengan Stat Tranfer Versi 7.
1. Double klik icon St32w
2. Kemudian akan tampil menu berikut:
3. Pada kotak Input File Type: klik tombol panah bawah pilihlah Epi Info
4. Pada kotak File Specification : klik Browse lalu pilih folde C:\EHRA\BACKUP untuk data entry pertama dan double klik EHRA.REC
5. Maka pada kotak File Specification akan berisi sbb: C:\ehra\backup\ehra.rec
6. Selanjutnya pada kotak Output File Type: klik tombol panah bawah pilihlah SPSS for windows
7. Maka pada kotak File Specification secara otomatis akan menampilkan: C:\ehra\backup\ehra.sav
8. Lalu klik Tranfer bila sudah selesai klik Exit untuk keluar dari program Stat Transfer.
9. Lakukanlah hal yang sama untuk backup data entry yang kedua (BACKUP 1) dan seterusnya (BACKUP 2, BACKUP 3 dan BACKUP 4).
